Das ist die Frage, die bei einer Firmenveranstaltung in Deutschland zuverlässig zu spät gestellt wird, und sie muss der Veranstalter beantworten, nicht der Fotograf. Tragfähig und verbreitet ist eine Kombination: ein Hinweis auf der Einladung, ein zweiter gut sichtbar am Eingang, und ein Kennzeichen für alle, die nicht abgebildet werden möchten — ein andersfarbiges Lanyard oder ein Aufkleber auf dem Namensschild. Wir halten uns daran und prüfen die Auswahl vor der Lieferung noch einmal darauf durch.
Der zweite Punkt ist der Ablaufplan. Fünf Stunden reichen für eine Konferenz oder eine Abendveranstaltung, wenn vorher feststeht, welche drei Momente auf keinen Fall fehlen dürfen — der Vorstand auf der Bühne, die Preisübergabe, das Gruppenbild um zwanzig Uhr. Ohne diese Liste entstehen zweihundertfünfzig gute Bilder, von denen die drei wichtigen fehlen. Eine erste Auswahl für Social Media kommt noch am selben Abend, die vollständige Galerie in fünf Werktagen.
Was ein Firmenevent kostet, hängt weniger von der Zahl der Gäste ab als von der Dauer und davon, ob an mehreren Orten gleichzeitig etwas passiert. Fünf Stunden decken einen Konferenztag mit einer Bühne ab oder einen Abend mit Empfang, Reden und Essen. Laufen zwei Säle parallel, ist ein zweiter Fotograf die ehrlichere Lösung als einer, der zwischen den Räumen pendelt. Schicken Sie vor dem Termin den Ablaufplan, eine Ansprechperson für den Tag mit Handynummer und die Namen der Rednerinnen, Vorstände und Ehrengäste, möglichst mit Foto. Klären Sie außerdem mit der Location, ob es Bereiche gibt, in denen nicht fotografiert werden darf.
Auf Ihre Anfrage hin nennen wir am Telefon oder schriftlich einen verbindlichen Betrag, und die Auftragsbestätigung nennt die Zwecke, für die die Bilder genutzt werden: Pressemitteilung, Intranet, Social Media, Website, Jahresbericht. Diese Liste sollte vollständig sein, denn das Nutzungsrecht richtet sich danach. Externe Referentinnen und Referenten möchten ihre Bühnenfotos oft selbst verwenden; ob das gewünscht ist, klärt der Veranstalter am besten vorher mit ihnen und mit uns, damit es in der Bestätigung steht. Die Social-Media-Auswahl ist dafür gedacht, noch am Abend oder am nächsten Morgen veröffentlicht zu werden.
